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Knowledge Base

Le Knowledge Base, c'est la mémoire du Workspace — la pile de documents dans laquelle Glowtify puise à chaque fois qu'il rédige pour la marque. Fiches produit, guidelines de marque, offres commerciales, briefs de campagnes passées, contrats fournisseurs, références de ton : tout ce que l'IA doit traiter comme vérité au lieu de deviner.

Tous les chats de Glowtify (Home, Campagne, Task, Planner) peuvent interroger cette mémoire pendant une conversation. Un document est ajouté une fois, tous les agents y ont accès.

Où ça vit​

Le Knowledge Base est un onglet de la page Library : Library → Knowledge Base. Le chemin complet est /library/knowledge-base.

L'onglet liste chaque document ajouté au Workspace, avec son statut et qui l'a sauvegardé. L'état vide dit "Nothing in memory yet" — c'est le vocabulaire de l'app : les documents sont in memory, et retirer un document c'est "remove from memory".

Ajouter des documents​

Clique sur Add documents (en haut à droite de l'onglet). Une boîte de dialogue s'ouvre : "Upload PDF, Word or Excel files for your AI to draw on."

Formats acceptés

  • PDF
  • Word (.docx, .doc)
  • Excel (.xlsx, .xls)
  • OpenDocument Text (.odt)
  • Rich Text (.rtf)

Limites

  • 50 Mo par fichier — l'upload est refusé avant même de créer un enregistrement si le fichier est trop lourd ou du mauvais type.
  • Pas de plafond dur sur le nombre total de documents dans le Workspace, mais un index très large finit par voir ses catégories les moins pertinentes filtrées de ce que l'agent regarde à chaque tour — l'agent nomme ce qu'il a laissé de côté plutôt que de tronquer en silence.

Non acceptés aujourd'hui — images, CSV, PowerPoint, HTML brut, URLs. Copie le contenu essentiel dans un export Word ou PDF si tu dois absolument le mettre en mémoire.

Ce qui se passe après l'upload​

Chaque document passe par trois états :

  • Processing (badge gris) — le document est en train d'être parsé, découpé en sujets et indexé. C'est asynchrone; l'onglet peut être fermé.
  • In memory (badge vert) — indexé et disponible dans tous les chats.
  • Failed (badge rouge) — le parsing a échoué. La ligne expose une action Try again; si ça échoue une seconde fois, le document est souvent mal formé (PDF scanné sans OCR, fichier protégé par mot de passe, export corrompu).

Le processing prend quelques secondes pour un PDF court; les documents multi-pages peuvent prendre jusqu'à une minute.

Quels chats utilisent le Knowledge Base​

Les quatre :

  • Home Chat — questions libres sur la page d'accueil
  • Campaign Chat — la conversation brief au niveau campagne
  • Task Chat — la conversation de raffinement par contenu
  • Planner Chat — le planificateur de roadmap au niveau calendrier

Les chats décident quand interroger la mémoire selon la question — l'assistant lit un index compact de tous les documents (nom, résumé une-ligne, catégorie), puis va chercher ceux qui collent à la question courante. Quand rien n'est pertinent, il ne retrouve rien et se comporte exactement comme avant qu'un document ne soit uploadé.

Pas de switch opt-in par chat. Une fois qu'un document est en mémoire, chaque chat peut aller le chercher.

Périmètre de stockage​

Le Knowledge Base est par Workspace. Les documents sont strictement isolés — un document uploadé dans le Workspace A n'est pas visible depuis le Workspace B, même pour le même utilisateur. Pas de partage cross-Workspace aujourd'hui.

Si une équipe gère plusieurs marques, le même document (ex. un style guide photo partagé) doit être uploadé dans chaque Workspace qui en a besoin.

Gérer les documents​

Le menu trois-points sur une ligne expose :

  • Preview — ouvre le contenu parsé que l'agent voit, pas le fichier brut. Utile pour vérifier qu'un PDF a été parsé correctement.
  • Download — récupère le fichier original uploadé.
  • Try again — uniquement sur les lignes en échec, relance le pipeline de parsing.
  • Remove from memory — suppression permanente. La confirmation dit "'{titre}' will no longer be used by your AI. This can't be undone." Chaque agent arrête de voir le document à partir de ce moment.

Retirer un document sans hésitation — ça n'affecte aucun contenu déjà généré, seulement ce que l'agent peut aller chercher à partir de maintenant.

Quels documents ajouter​

Les documents qui performent bien suivent quelques patterns :

  • Texte structuré (titres, sections, listes à puces) — le parser extrait les sujets et les titres; un document bien organisé indexe mieux qu'un mur de prose.
  • Données de vérité — grilles tarifaires, SKU produits, buyer personas, codes hex des couleurs de marque, options de tagline.
  • Références de voix — un document avec 5 exemples de voix de marque approuvés (posts passés, emails passés) donne à l'IA un ton concret à imiter.
  • Contraintes — mentions légales, wording réglementé, "ne jamais dire X", noms de concurrents à éviter.

Ce qu'il ne faut PAS mettre​

  • Contenu du Business DNA — identité de marque, ton, audiences, offres existent déjà dans le Business DNA; ne pas les dupliquer dans le Knowledge Base.
  • Contexte one-shot pour une tâche — si un morceau de contexte compte pour un seul email, colle-le dans ce Task Chat directement. Le Knowledge Base sert aux références durables.
  • Documents confidentiels — mots de passe, tableurs avec PII, NDAs fournisseurs. Une fois en mémoire, tout membre du Workspace avec accès au chat peut les lire.

Problèmes courants​

Un document reste bloqué en Processing​

Rafraîchir la page. Si le badge reste gris plus de quelques minutes sur un petit fichier, le parser est bloqué — Remove from memory puis re-upload.

L'IA n'a pas l'air d'utiliser mon document​

Deux raisons courantes :

  1. Le document est trop générique, donc le ranker de l'agent ne le matche pas avec la question courante. Ajouter un titre plus clair et un premier paragraphe qui résume ce que le document contient.
  2. La demande est vague. "Écris un truc sur la marque" ne déclenche pas de retrieval; "Rédige un email de lancement en référençant notre grille tarifaire Q3 depuis la mémoire" oui.

Badge "Failed", le retry ne marche pas​

Souvent un fichier mal formé. Essayer de le ré-exporter depuis la source (Word → réexport PDF, ou déverrouiller un PDF protégé). Les images scannées dans un PDF ont besoin d'OCR avant que Glowtify puisse les lire.

Le document est confidentiel — je peux limiter qui le voit en chat ?​

Pas aujourd'hui. Chaque membre du Workspace avec accès au chat voit chaque document en mémoire. Restreindre l'accès au niveau Workspace via Collaboration.

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